تفاوت RPA و BPM چیست؟

مدیریت فرآیند‌های کسبوکار (BPM)

مدیریت فرآیند‌های کسب‌وکار یک روش راهبردی در سازمان با هدف دستیابی به کارایی و بهره‌وری از طریق تغییر در فرآیند‌های جاری سازمان است. برنامه‌های کاربردی BPM ستون فقرات فعالیت‌های سازمان هستند و تکمیل پروژه‌ها و اجرای فرآیند‌ها را از طریق ارائه ابزار‌های متفاوت تسهیل می‌کنند. BPM در سازمان شامل ابزار‌های متفاوت تحلیل کسب‌وکار، موتور‌های جریان‌کار و قواعد کسب‌وکار، فرم‌های تحت وب و موارد دیگر از این دست می‌شوند و از طریق بهبود مستمر فرآیند‌ها (BPI) بازده و ارزش قابل توجهی برای تمام ذینفعان از کارمندان تا مشتریان سازمان به ارمغان می‌آورد.

اتوماسیون روباتیک فرآیند (RPA)

اتوماسیون روباتیک فرآیند یک فناوری نرم‌افزاری است که ربات‌ها را در فرآیند‌های روزمره و خسته‌کننده جایگزین انسان‌ها می‌کند. RPA به کمک واسط کاربری خوش تعریف به صورت خودکار داده‌ها را دریافت می‌کند و واکنش مناسب را از طریق چندین سیستم عمل کننده اتخاذ می‌کند. از مهم‌ترین مزیت‌های این فناوری عدم نیاز به دانش برنامه‌نویسی و فنی است بنابراین متخصصان غیر فنی می‌توانند با پیکربندی ربات‌ها از طریق واسط کاربری کاربر پسند از توانمندی‌های آن در چالش‌ها و نیازمند‌های خود استفاده کنند.

RPA مکمل BPM سنتی

در بسیاری از موارد یک سازمان زمان و منابع کافی برای پیاده‌سازی کامل یک فرآیند کاملاً خودکار و یکپارچه را ندارد همچنین به دلایل مشابه پیاده‌سازی فرآیندی که بدون نیاز به عامل انسانی به صورت تمام و کمال اجرا شود دور از انتظار است. پیاده‌سازی هم زمان BPM و RPA خودکارسازی فرآیند‌ها را تسهیل می‌کند و پتانسیل و ارزش‌ بالاتری را نسبت به پیاده سازی هر کدام به تنهایی ارائه می‌کند. در واقع BPM و RPA در سازمان برای هدف مشترک بهبود کارایی و بهره‌وری به خدمت گرفته می‌شوند. از این رو می‌توانند به صورت مکمل یکدیگر عمل کنند. عموماً استفاده از RPA در کنار BPM نتایج حاصل از سیستم‌های سنتی BPM را بهبود می‌دهد. تصویر زیر اصلی ترین تفاوت‌های BPM و RPA را معرفی کرده است همچنین در ادامه بیشتر به این تفاوت‌ها خواهیم پرداخت.

تفاوت‌های کلیدی RPA و BPM.

یک مثال عملی از RPA و BPM: درخواست دسترسی به شبکه

همواره کار‌های روزمره و تکراری بسیاری در سازمان‌ها وجود دارد که نیازمند تصمیم‌گیری پیچیده نیستند. این فعالیت‌ها که کارمندان را از فعالیت‌های مهم باز می‌دارند در واحد‌ هایی مانند واحد فناوری اطلاعات سازمان بیشتر به چشم می‌آیند. اعضای واحد فناوری اطلاعات مسئولیت‌های بسیار مهمی بر عهده دارند ولی کار‌های تکراری و روزمره معمولاً بخش بزرگی از وقت آنها را می‌گیرد و مانع انجام مسئولیت‌های مهم‌تر آنها می‌شود. برای مثال درخواست دسترسی به شبکه یکی از این کار‌ها است. در ادامه یک نسخه ساده شده از فرآیند خودکار درخواست دسترسی به شبکه ارائه شده‌است.

نمونه فرآیند خودکار دسترسی به شبکه.

این فرآیند از طریق BPMS خودکار شده است ولی هنوز هم شامل فعالیت‌های دستی است که باید توسط اعضای واحد فناوری اطلاعات انجام شود. تکمیل کردن یک درخواست ممکن است چندین بار شامل ورود به برنامه‌های متفاوت، اعمال تنظیمات لازم و خروج از برنامه‌ها باشد. این روال ممکن است چندین مرتبه در روز و برای هر درخواست اجرا شود و هر بار مدت زمان متفاوتی طول می‌کشد. در نتیجه زمان ارزشمند یک نیروی ماهر واحد فناوری اطلاعات صرف انجام این فعالیت‌ها می‌شود. علاوه بر آن واحد فناوری اطلاعات ممکن است نیازمند بررسی و نظارت بر درخواست‌ها برای کنترل دسترسی‌های اعطا شده به افراد باشد. در این شرایط افزودن یک ربات RPA به فرآیند برای اجرای فعالیت‌های دستی، باعث آزاد شدن بیشتر زمان کارمندان برای کار‌های مهم‌تر می‌شود و جریان کلی فرآیند بهبود خواهد یافت. در واقع استفاده از ربات‌ها باعث می‌شود کارمندان سازمان بر فعالیت‌هایی متمرکز شوند که واقعاً نیازمند تصمیم‌سازی و مدیریت پیچیدگی توسط انسان هستند.

کار‌های تکراری و وقت‌گیر

معمولاً در سازمان‌ها فرآیندهای خودکار شده‌ای وجود دارد که کارمندان و متخصصان سازمان برای انجام فعالیت‌های آنها باید به صورت مکرر بین چندین سیستم و برنامه‌های کاربردی جابه‌جا ‌شوند. به چنین فعالیت‌هایی اصطلاحاً صندلی گردان (swivel chair) می‌گویند. این برنامه‌های کاربردی معمولاً به صورت کامل با دیگر سیستم‌ها یکپارچه نشده‌اند یا دارای API نیستند که با دیگر سیستم ها یکپارچه شوند. از جمله کار‌های دستی وقت‌گیر در سازمان نیز می تواند به ورود داده، جستجو، کپی و الصاق یا جمع آوری گزارشات اشاره کرد.

فناوری‌های RPA توانایی خوبی برای پر کردن شکاف فعالیت‌های وقت گیر در فرآیندهای BPM دارند. RPA با کمک ربات‌ها بدون نیاز به تغییر در سیستم‌های موجود کار‌هایی را انجام می‌دهد که معمولا توسط یک فرد انجام می‌شود و پس از آنکه ربات کار را تکمیل کرد BPM ادامه عملیات را در دست گرفته و نتایج را برای تکمیل یا بررسی به کارمندان ارائه می‌کند. واگذاری کارهای تکراری و وقت‌گیر به ربات‌ها به عنوان بخشی از راه‌حل BPM به کارمندان این اجازه را می‌دهد که مهارت و زمان خود را صرف کار‌های مهم‌تر کنند و از این طریق کارایی در فرآیند و در مجموع سازمان بهبود می‌یابد.

تحول دیجیتالی توانمند شده از طریق BPM و RPA

اگر چه هر یک از فناوری‌های BPM و RPA در تحول دیجیتالی می‌توانند به صورت مستقل استفاده شوند اما به کارگیری هم زمان و راهبردی آنها با هم در مقایسه با پیاده‌سازی جداگانه آنها، مزیت بالاتری برای سازمان به ارمغان می‌آورد. BPM و RPA می‌توانند با برنامه ریزی درست یکدیگر را تکمیل کرده و همکاری هم زمان آنها در سازمان به خودکارسازی بیشتر فرآیند‌ها کمک می‌کند. انتظار می‌رود که در آیند RPA بیشتر به عنوان یک بخش از BPM سنتی و یکی از ابزار‌های اصلی تحول دیجیتالی در سازمان به خدمت گرفته شود. Laserfiche که از ارائه کنندگان ابزار‌های BPM است، ویژگی‌های متفاوت RPA را در اتوماسیون فرآیندهای خود افزوده است و معتقد است که قرار گرفتن RPA در کنار ابزار BPM فرآیند‌های سازمان‌ها را بهینه‌تر، هزینه‌ها را کاهش و کار‌های کارمندان را ساده‌تر کند. در جدول زیر تفاوت‌های کلیدی BPM و RPA معرفی شده‌است.